Alkhamdhulillah… akhirnya Allah
meneteskan setitik semangat buat saya sehingga jadilah tulisan ringan ini yang
semoga dapat membantu. Terbesit keinginan untuk berpartisipasi bersama
teman-teman forum sidang RUA IMAKA. Apa daya, Allah ternyata tengah memberi banyak
pahala untuk saya lewat suami yang demam parah dan saya harus merawat beliau di
rumah. Insyaa Allah catatan tentang risalah sidang ini dapat membantu bagi para
pimpinan sidang dan forum agar kita semua bisa kembali pada tujuan yang sehat :)
Sebelumnya, ada banyak ketentuan
sidang yang umumnya sama. Coba saja teman-teman googling-kan Ketentuan Sidang.
Akan melimpah penjelasan yang jauh lebih lengkap daripada apa yang saya sampaikan nanti. Sumber referensi primer
hanyalah pengalaman-pengalaman dan artikel terkait. Tidak akan cukup
menuntaskan dahaga informasi untuk teman-teman yang sudah paham level dewa :D. Namun
karena ini sudah saya sesuaikan sesuai kebutuhan IMAKA—yang selalu diributkan
tapi tak ada perubahan—, semoga saja kesalahan-kesalahan sepele bisa
diminimalkan sehingga sidang jauh lebih efektif.
PERSIAPAN SIDANG
Jika saja dikuantitaskan, bisa
jadi 99% forum akan mengatakan bahwa gagap persiapan sangat wajar terjadi pada
sidang pertama. Biasanya sidang akan ditunda beberapa puluh menit. Maka pertanyaan
yang selalu muncul di kepala saya adalah tidak
adakah informasi yang bisa disampaikan untuk para penyelenggara sidang? Ironi
ketika kegiatan yang sudah dilaksanakan secara rutin namun satu orang pun tidak
ada yang ingat atau sedikit saja memberi catatan kecil daftar perlengkapan yang
harus ada. Jangan sampai kita memberi celah untuk para predator mengaucaukan
sidang.
Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum sidang
dimulai di antaranya:
|
NO.
|
ALAT KELENGKAPAN
|
KETERANGAN
|
|
1.
|
Meja pimpinan sidang
|
Diletakkan pada posisi strategis agar sebagian forum
dapat melihat presidium dan ketukan palu
|
|
2.
|
Taplak meja hijau
|
Diusahakan kaki meja tertutup sempurna jika dilihat
dari depan
|
|
3.
|
Palu dan alas dari kayu
|
Diletakkan di sebelah kanan presidium
|
|
4.
|
Bendera bertiang
(IMAKA dan Indonesia)
|
Bendera Indonesia di sebelah kanan presidium dan
IMAKA di kiri
|
|
5.
|
Jam dinding
|
Diusahakan besar agar forum dapat melihat dengan
jelas dan presidium mengenakan jam tangan/timer sendiri
|
|
6.
|
Kursi untuk forum
|
Sediakan sebanyak mungkin sesuai prakiraan jumlah
forum terbesar. Masalah kursi saja dapat membuat sidang pending satu jam :)
|
|
7.
|
Proyektor dan focus screen
|
Untuk menampilkan slide presentasi dan sebagainya
|
|
8.
|
Laptop, printer dan kertas HVS
|
Untuk mencetak konsideran
|
|
9
|
ATK standar
|
Semua pimpinan sidang harus punya
|
|
10
|
AD/ART , draft tata tertib
|
Perbanyak secukupnya
|
|
11
|
SK atau konsideran tahun sebelumnya
|
Untuk berjaga-jaga saja, predator itu memanfaatkan
segala cela :P
|
|
12
|
Daftar hadir forum
|
Jangan lupa mencantumkan waktu dan tempat. Forum yang
terdaftar dapat dimintai pertanggungjawban dan menelusur hal-hal penting jika
terdapat kesalahan dalam penyepakatan usulan.
|
|
13
|
Pengeras suara
|
Dibutuhkan jika memakai ruangan besar
|
|
14
|
Minum J
|
Pimpinan sidang juga manusia :DDDD
|
|
15
|
3 pimpinan sidang
|
Pimpinan sidang I : disebut presidium, memegang
kendali ketukan palu dan duduk di tengah
Pimpinan sidang II : mencatat segala usulah yang
masuk
Pimpinan sidang III: mengawasi dan memberi izin pada
forum yang ingin keluar dan mengikuti sidang
|
|
16
|
Notulis
|
Hampir sama dengan pimpinan sidang II namun yang
dicatat jauh lebih komplit termasuk POCI, tanggapan presidium dan saat-saat
konsideran disahkan serta kejadian-kejadian tertentu
|
|
17
|
Tulisan ini :P
|
Hanya bercanda, tapi kalau dirasa perlu untuk
dijadikan pegangan ya silakan saja, tidak dipatenkan kok *dihajar
|
Selain hal di atas ada beberapa
titik penting yang sering dilupakan penyelenggara (lembaga kampus), yaitu
publikasi. Saya rasa tidaklah sulit untuk membangun opini publik tentang adanya
RUA jauh hari sebelum hari H, bisa 2-3 minggu sebelumnya. Mudah, karena
penentuan tanggal pun sudah diatur dalam Rapat Kerja IMAKA (penyusunan timeline kegiatan IMAKA satu periode
pemerintahan). Kecuali ada sesuatu yang menyebabkan adanya perubahan. Namun toh
saya rasa akan lebih mudah meralat berita daripada menanggung risiko RUA sepi
karena informasi disampaikan H-2 hari karena menunggu fiksasi tanggal dari
rapat komponen. Publikasi juga sebaiknya dilakukan tidak hanya melalui
penempelan poster. Saat ini zaman udah semakin canggih dan para alumni tidak
sedikit yang memantau perkembangan IMAKA dari dunia maya.
Selanjutnya mengenai ketepatan
waktu mulai sidang. Jika dihitung dalam rentang angka, 8 dari 10 orang
Indonesia akan mengatakan bahwa telat adalah hal yang maklum dan saya masuk
dalam golongan 2 yang lain. Mengapa harus telat jika kita bisa on time? Penyelenggara seharusnya
membangun visi di awal terhadap sidang dan berusaha bagaimana caranya agar
waktu mulai tepat. Kalaupun harus menunggu tidak akan terlalu lama karena
biasanya forum mengusulkan pending dengan alasan persiapan sidang dan forum
hadir belum sesuai kuota minimal.
PRESIDIUM ATAU PIMPINAN SIDANG?
Mari kita sepakati sesuatu yang
disepekati dari kesepakatan-kesepakatan penyepakat :DDD
Jika teman-teman memperhatikan
setiap kali ada tayangan rapat/sidang di TV, biasanya ada desk nametag yang berupa
status/nama orang yang ada di belakangnya. Jika dalam sidang RUA IMAKA hal ini
yang dipermasalahkan, disebut presidium I-II-III atau pimpinan sidang I-II-III?
Lalu apa sebutan untuk yang mengendalikan ketukan palu, pimpinan sidang atau
presiudium? Jika ada presidium I-II-III maka pemegang palu disebut pimpinan
sidang, dan jika ada pimpinan sidang I-II-III maka pemegang palu disebut
presidium.
Pasti bingung?
TIDAK ADA kesepakatan mengenai
sebutan ini, bahkan berapa jumlah pemimpin sidang tidak pernah ada batasan
tertentu. Yang penting ada satu orang memagang palu untuk ketukan putusan. Akan
tetapi di IMAKA kita memiliki ketentuan umum yang biasa dipakai yaitu
menggunakan istilah pimpinan sidang I-II-III dan yang memegang palu disebut
presidium. Jelas? Kalau hal ini tidak ada yang meluruskan bisa-bisa waktu 2 jam
sidang akan rebut secara konyol J
Lalu bagaimana dengan tugas
pimpinan sidang? Secara umum sudah saya cantumkan di awal. Jumlah 3 orang dan
tugasnya pun itu berdasarkan keumuman yang berakhir pada kesepakatan. Umunya pimpinan
sidang 3, umumnya tugasnya begitu, jadi daripada ruwet kita ikuti saja demi
agenda utama RUA.
KUORUM (KUOTA FORUM)
Di AD/ART tertulis bahwa RUA
dapat dilaksanakan jika memenuhi 2/3 anggota. Anggota IMAKA sendiri jumlahnya
ada ribuan karena termasuk alumni dari generasi awal hingga mahasiswa aktif. Oleh
karena itu untuk mengatasi masalah kuorum biasanya ditengahi dengan
mengoptimalkan kehadiran anggota komponen (DPM, BEM, UKM, Komti). Biasanya forum
nakal sering mengusili presidium dengan menanyakan hal ini berkali-kali dan
usulannya selalu sama: pending dan pimpinan sidang II-III mencari forum. Pimpinan
sidang di-bully habis-habisan. Di sinilah
seni komunikasi kita (baik sebagai forum yang sehat maupun presidium) digunakan
agar dapat membungkam diam si perusuh ini.
FAR (FORUM ADALAH
RAJA)
Raja itu harus dituruti, kalau tidak maka habislah kau!
Bukan musyawarah namanya jika
putusan hanya diambil oleh satu arah. Sidang RUA IMAKA adalah musyawarah di
mana setiap individu forum memiliki hak dan kewajiban yang sama dalam
menyampaikan pendapat dan keputusan diambil atas kelapangan dada bersama. Oleh karena
itu segala putusan penting harus dikembalikan lagi pada forum. Misal, penetapan
agenda sidang dan pending sidang. Namun tidak semuda itu! Jika presidium lemah
menentukan sikap, mau bernapas saja sepertinya harus minta pendapat forum
*koprol
Semua dibatasi secara kemanusiaan
dan kewajaran. Forum memang memiliki kekuatan suara dalam sidang namun pemimpin
sidang sangat penting dalam membawa alur agar hal-hal penting tidak
ditinggalkan. Saya contohkan pada keegoisan oknum forum yang ingin usil
membahas tata tertib sidang (masalah redaksional kata) secara tuntas yang tidak
lebih penting dari rentetan sidang lainnya, lebih dari delapan jam hanya untuk
menyepakati isi tata tertib. Akibatnya dari tiga hari alokasi waktu sidang
habis hanya untuk agenda ecek-ecek.
Habis bagaimana, dia kan forum yang butuh dihargai…. :(
Forum memang raja tapi pimpinan
sidang yang mengatur kegiatan raja (baca: hulubalang, cmiiw). Pimpinan sidang
bukan hanya tukang ketuk palu dan pemaraf konsideran, pimpinan sidang dapat membatasi
lama bicara forum ketika maksudnya sudah jelas dan mengambil jalan tengah
masalah. Forum harus lega dengan solusi dari pimpinan sidang ini.
ALAT KOMUNIKASI FORUM
Hanya hal-hal di bawah ini yang
boleh disampaikan forum, selain itu berarti illegal dan pimpinan sidang bisa
mengeluarkan dengan mudah forum usil yang sering melakukan pelanggaran lisan. Pimpinan
sidang juga akan lebih mudah memimpin alur.
Usul
Usul adalah bentuk komunikasi
utama yang berkaitan dengan putusan. Usulan akan diterima oleh forum jika
konkret dan terukur. Seringkali banyak usulan yang masuk, presidium berhak
membatasi setidaknya tiga usulan pertama yang dikembalikan pada forum. Setelah tidak
disepakati barulah ditampung usulan berikutnya. Sekali lagi, ini demi menjaga
efektivitas sidang.
POCI (Privilege, Order, Clarification, Information)
Ketika ada beberapa acungan
tangan dan masing-masing menyebutkan kode di atas berarti yang harus
didahulukan berbicara adalah sesuai urutan POCI.
Privilege: disampaikan oleh forum
untuk melakukan pembelaan terhadap diri yang teraniaya atau SARA yang dilecehkan.
Tidak mudah privilege disampaikan dan diterima presidium. Tidak mudah forum
mengatakan privilege padahal hanya kaki yang terinjak atau dikatakan tidak
sopan oleh forum lain. Privilege juga tidak bisa dilakukan untuk membela suatu kelompok
karena hal sepele. Tentu saja ini hak presidium untuk menerima dan menolak privilege
karena tertuduh dapat dikeluarkan dari sidang. Contoh privilege yang dapat
diterima: seseorang melafadzkan istighfar dengan main-main, seseorang melempar
benda keras ke forum lain. Contoh privilege yang ditolak: seseorang yang
tersinggung hanya karena dikatakan tidak sopan, seseorang yang membela kelompok
tanpa ada bukti. Intinya privilege ini penilaiannya umum, tidak butuh orang
jenius untuk menganalisis.
Order: order adalah permintaan
forum yang disampaikan pada pimpinan sidang untuk pemenuhan kebutuhan sidang
agar berjalan efektif. Order sama dengan privilege, tidak sembarangan diterima
dan ditolak. Hanya yang logis dan memang sangat berkaitan dengan sidang yang
bisa diterima. Order yang benar biasanya tidak akan mengganggu sidang, jika isi
order dirasa mengganggu berarti niatnya memang bukan order tapi memang usil :P.
Presidium juga bisa menerima atau menolak order. Order yang diterima: forum
yang meminta hardcopy AD/ART atau draft tata tertib tanpa meminta sidang
pending. Order yang ditolak: meminta kelengkapan formal sidang seperti bendera
dan jam dan meminta pending padahal hal itu dapat dilakukan sambil tetap
melanjutkan sidang.
Clarification: berisi klarifikasi
terhadap informasi yang ada pada usulan ataupun bermaksud pelurusan terhadap
suatu masalah dalam persidangan. Sangat diharapkan ada dari forum yang dapat
berpikir jernih.
Information: berisi informasi
mulai dari teknik sidang hingga hal-hal dalam agenda sidang. Informasi tidak
perlu ditolak atau diterima, cukup didengarkan.
PENETAPAN AGENDA SIDANG
Agenda sidang dapat diisi dengan
apapun, bisa potong tumpeng, orasi, doa, menyanyikan lagu kebangsaan, dan
sebagainya, tergantung kesepakatan forum. Namun di sini saya akan menanggapi deadlock beberapa waktu lalu mengenai
penetapan agenda. Menurut informasi yang saya dapatkan ada forum yang ingin
mengubah redaksi maupun substansi agenda yang merupakan hak dan wewenang RUA
seperti meminta laporan pengawasan DPM
menjadi laporan pertanggungjawaban DPM.
Mari sejenak kita pikirkan lagi kata agenda dan wewenang. Agenda sidang berarti
runtutan acara dalam persidangan, sedangkan wewenang RUA adalah hal-hal yang
boleh diminta RUA dari komponen yang memang harus bertanggung jawab di sana. Adapun
wewenang berarti sesuatu yang boleh tidak digunakan namun tidak bisa asal
menambahkan. Misal wewenang polantas adalah memberi tilang pada pelanggar lalu
lintas tapi tidak berwewenang memutuskan penjahat dipenjara atau tidak. RUA
berwenang meminta laporan pengawasan DPM tetapi tidak berwewenang meminta
laporan pertanggungjawaban atau RUA berwenang meminta laporan
pertanggungjawaban presma tapi tidak berwenang meminta presma lomba menari
dengan ketua LDK :DDD
Sampai di sini sudah jelas
tentang maksud wewenang? Silakan buka pasal ART yang menjelaskan mengenai hak
dan wewenang RUA IMAKA, itulah hal-hal yang tidak bisa diubah baik redaksional
maupun substansi. Mengapa? Karena AD/ART lebih tingg daripada TAP RUA (ada di
AD/ART juga). Jadi walaupun seluruh forum menghendaki perubahan agenda yang ada
di AD/ART, tetap tidak bisa.
CATATAN PENTING
- Peran presidium sangat besar dalam mengendalikan alur sidang
- Dalam sidang yang sudah tidak sehat sangat diperlukan sekelompok forum yang selalu berupaya mengembalikan fokus sidang pada agenda agar tidak melenceng terlalu jauh
- Kekerasan dalam bentuk apapun berhak dilaporkan sebagai tindak pidana, hati-hati saja dengan tangan nakal kita :)
- Kesepakatan waktu sangat penting untuk setiap agenda agar semua forum dapat menjadi alarm hidup sehingga waktu sidang tidak mubazir
- Berhentilah mempermasalahkan redaksional kata dan kembali pada esensi
- Tepatilah waktu istirahat dari Allah dengan menepati waktu sholat. Jangan sampai hanya karena untuk sholat saja harus manusia yang memutuskan, RUA yang begini rawan tidak berkah dan cenderung keos
- Jangan lupa istighfar
Demikian yang bisa saya
sampaikan, semoga bisa bermanfaat dan mohon maaf atas segala kesalahan kata,
demi Allah ini saya niatkan agar kita tidak seperti keledai yang terjebak dua
kali dalam perangkap yang sama (atau bisa lebih buruk dari keledai). Mari kita
bangun urat nadi syuro (musyawarah) sesuai perintah Allah, jangan kita nodai
dengan hawa nafsu dan saling menjatuhkan. Mohon koreksi karena ini hanya dari pengalaman saya selama menjadi notulis sidang dua kali.
Salam damai dan cinta~ <3 br="">
0 komentar:
Posting Komentar